Datenschutzerklärung Processenius

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit der Anwendung Processenius (app.processenius.ch) ist:

Venzke IKM, Julian Venzke, Oberentfelden, Schweiz
Kontakt: julian.venzke@venzke-ikm.ch

2. Geltungsbereich und Rechtsgrundlage

Diese Erklärung gilt für die Web-Anwendung Processenius. Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Soweit Nutzerinnen und Nutzer aus dem EU-/EWR-Raum betroffen sind, gelten ergänzend die Bestimmungen der DSGVO.

3. Bearbeitete Personendaten

Bei der Nutzung von Processenius bearbeiten wir folgende Kategorien von Daten:

Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschliesslich als Hash gespeichert), Rolle und Organisationszugehörigkeit.

Organisations- und Prozessdaten: Inhalte, die Sie oder Ihre Organisation in Processenius erfassen, insbesondere Prozessbeschreibungen, Prozessaufträge, Diagramme und Freigabeinformationen. Diese Inhalte können Personendaten enthalten (z.B. Namen von Prozessverantwortlichen).

Technische Daten: Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource), soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich.

Protokolldaten zur KI-Nutzung: Bei Nutzung der KI-Funktionen protokollieren wir Zeitpunkt, Konto und Umfang der Anfrage (Audit-Log), um Missbrauch zu verhindern und Nutzungslimiten durchzusetzen.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Daten zur Bereitstellung und Sicherung der Anwendung, zur Verwaltung von Konten und Organisationen, zum Versand von System-E-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzung) sowie zur Erbringung der KI-gestützten Funktionen.

5. KI-Funktionen und Datenübermittlung ins Ausland

Processenius bietet KI-gestützte Funktionen zur Erstellung und Überarbeitung von Prozessen sowie zur Transkription von Audioaufnahmen. Wenn Sie diese Funktionen nutzen, wird der von Ihnen eingegebene Text bzw. die Audioaufnahme an einen KI-Dienst übermittelt.

Standarddienst (Text-Analyse und Audio-Transkription): Infomaniak AG. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in der Schweiz (Genf). Es findet dabei keine Übermittlung ins Ausland statt.

Optionaler Dienst: Google Gemini (Google LLC bzw. Google Ireland Ltd.), wählbar für die Text-Analyse. Bei Nutzung dieses Dienstes kann die Verarbeitung ausserhalb der Schweiz stattfinden, insbesondere in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die von Google bereitgestellten Standardvertragsklauseln sowie, soweit anwendbar, auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Die Anwendung weist vor der Nutzung darauf hin, welcher Dienst zum Einsatz kommt.

Wir empfehlen, in KI-Anfragen keine besonders schützenswerten Personendaten einzugeben. Die Anwendung weist an den entsprechenden Stellen darauf hin. Wir verwenden Ihre Eingaben nicht zum Training eigener Modelle.

Wir können künftig weitere KI-Anbieter anbinden oder auf lokal betriebene Modelle umstellen. Diese Erklärung wird bei solchen Änderungen aktualisiert.

6. Auftragsbearbeiter (Subprozessoren)

Wir setzen folgende Auftragsbearbeiter ein:

Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz: Hosting der Anwendung und der Datenbank, Versand der System-E-Mails sowie KI-Dienste für die Text-Analyse und die Audio-Transkription gemäss Ziffer 5. Die Daten werden in der Schweiz gehostet und verarbeitet.

Google (Gemini): optionaler KI-Dienst für die Text-Analyse gemäss Ziffer 5, nur bei aktiver Auswahl und Nutzung dieses Dienstes.

Mit unseren Auftragsbearbeitern bestehen Verträge zur Auftragsbearbeitung. Für Kundenorganisationen steht ein Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) in der Anwendung zum Download bereit (für Administratoren der Organisation).

7. Aufbewahrung und Löschung

Kontodeaktivierung: Administratoren können Konten deaktivieren. Deaktivierte Konten haben keinen Zugriff mehr auf die Anwendung.

Endgültige Löschung: Deaktivierte Konten werden spätestens 90 Tage nach der Deaktivierung endgültig gelöscht. Eine frühere Löschung durch Administratoren ist möglich.

Umfang der Löschung: Bei der endgültigen Löschung werden Zugangsdaten und Kontodaten der betroffenen Person gelöscht. Nennungen in Prozessaufträgen und Prozessdokumenten bleiben als Teil der Dokumentation der jeweiligen Organisation erhalten, vergleichbar mit Autorenangaben in Dokumenten.

Technische Logs und KI-Audit-Protokolle werden aufbewahrt, solange dies für Betrieb, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

8. Datensicherheit

Die Verbindung zur Anwendung ist TLS-verschlüsselt. Passwörter werden ausschliesslich als Hash gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist rollenbasiert auf die jeweilige Organisation beschränkt. Es werden regelmässige Backups erstellt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Wenden Sie sich dazu an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Nutzerinnen und Nutzer aus dem EU-/EWR-Raum haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anpassen, insbesondere bei Änderungen an der Anwendung oder den eingesetzten Diensten. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.